Dear all,….
sekedar mengingatkan dan sumbang saran dalam ber-email (dari berbagai sumber
di internet)
sengaja point 8 dan 9 saya pindah ke atas, paling tidak bisa langsung di
baca, kalau masih dalam posisinya yg urutan ke 8 dan 9 belum tentu akan
terbaca dgn baik dan benar
SARAN BERSOPAN-SANTUN DALAM BER-EMAIL
(dari berbagai sumber di internet)
Bagi sebagian besar orang, email tampaknya menjadi rahmat sekaligus bencana.
Email dapat menghemat biaya komunikasi, terutama pada orang-orang yg jarang
berhubungan dengan kita. Namun, dapat membuat kita menderita dengan menerima
banjir “spam email”. Tidak banyak hal yang bisa kita lakukan untuk
menghadapi para “spammers” ini kecuali terus-menerus melaporkannya pd
“network administratur” kita. Bagaimanapun, dalam melakukan korespondensi
pribadi, kita seyogyanya tetap bersopan-santun untuk menjaga hubungan baik.
Berikut saran bersopan-santun dalam ber-email ria :
8. Jangan berteriak-teriak.
Menulis dengan mengaktifkan huruf besar (tombol “Caps Lock”) dapat diartikan
sebagai pertanda kemarahan. Orang mungkin menganggap anda sebagai pengguna
internet yang tidak baik, atau tidak sopan sama sekali.
9. Jangan mudah “terbakar”, over-reaksi, atau terburu-buru menghapus suatu
email tanpa berusaha memikirkannya dgn baik.
Dalam bahasa tulis, kita memiliki waktu untuk memikirkan bagaimana kita
merespon atas sesuatu email yang membuat kita marah. Begitu juga dengan
beremail ria. Bila anda merasa dipenuhi dengan emosi yang kuat, kemudian
menulis balasan dengan emosional pula, maka sebaiknya jangan keburu anda
kirim email tersebut. Simpanlah dulu dalam “draft folder” selama beberapa
hari untuk dibaca ulang. Banyak persahabatan yang hancur gara-gara
terburu-buru menanggapi suatu email tanpa berusaha memikirkannya dengan
bijaksana.
1. Benahi susunan email “forwards” anda.
Bila anda ingin memforward sebagian atau seluruh pesan pada pihak lain, maka
luangkan sedikit waktu anda untuk menghapus tanda yang biasanya muncul.
Seperti tanda “>” dsb. (Cara paling praktis adalah dengan mengcopy mail ke
word, edit- find ‘>’ and replace)
2. Gantilah “Subject” atau Judul email bila topik pembicaraan anda berubah.
Seringkali setelah saling bertukar email beberapa kali, topik pembicaraan
berubah dari aslinya, namun “subject” atau judul email belum juga diganti.
Akan jauh lebih mudah untuk melacak email yang masuk bila “subject”
disesuaikan dan dapat mencerminkan isi email yang sedang anda tulis.
3. Tulislah pesan pada body message.
Jangan kirimkan pesan hanya pada subject, sesuai dengan fungsinya Subject
(Perihal) : (Judul surat) adalah berfungsi sebagai judul/hal dari email yang
akan disampaikan, sementara pesan yang akan disampaikan di tulis pada body
messages.
4. Hapuslah pesan reply yang tidak perlu.
Beberapa program email secara otomatis memunculkan isi email yang terdahulu
bila anda sedang membalas/mereplynya . Ada baiknya anda menghapus pesan
tersebut dan hanya tinggalkan pesan yang benar-benar anda anggap perlu.
5. Jangan teruskan surat berantai.
Anda tentu merasa terganggu dan jengkel bila seseorang mengirimi anda sebuah
email tentang humor atau cerita-cerita, kemudian meminta anda untuk
meneruskannya dengan segera pada 10 teman anda yang lain, atau bila tidak
maka anda akan ketiban sial. Mengapa anda juga bermaksud mengganggu dan
membuat orang lain jengkel bila anda meneruskan email semacam ini? Hapus
saja dengan menekan tombol “delete”.
6. Hormati privacy orang lain.
Ini termasuk juga alamat email mereka. Bila anda sedang mengirim email ke
sejumlah orang yang mungkin satu-sama- lain tidak saling mengenal, gunakan
“bcc” atau “blind carbon copy ” agar alamat-alamat email mereka tidak saling
diketahui. Bila anda mudah mengirim email ke banyak alamat sekaligus tanpa
mempertimbang – kan saran ini, maka bersiap-siaplah untuk dikomplain karena
mereka menerima spam.
7. Jangan melakukan spam.
Mungkin saja anda tidak sengaja melakukannya, tetapi banyak orang tidak
menyadari jika mereka menggunakan alamat-alamat email yang mereka dapat dari
“forwarded email”, kemudian menggunakannya tanpa permisi, ini termasuk
bentuk spam.
10. Bersabarlah dalam menunggu “reply”.
Ketahuilah, orang tidak hanya hidup dengan internet. Mereka mungkin tidak
membalas email anda dengan segera. Masih banyak orang yg men-cek email
mereka seminggu sekali.
11. Akuilah bahwa tidak semua orang senang menerima segala yang anda anggap
lucu.
Jangan terus-menerus mengirimkan sesuatu pada mereka yang tidak pernah
membalasnya, meskipun dengan ucapan terima kasih.
12.”Kirimkan yang penting”, jangan “yang Penting Dikirim”
sebelum mengirimkan email, terutama email yg tidak berhubungan dengan
pekerjaan, pertimbangkan kembali untuk mengirimkannya, apalagi apabila email
tersebut berukuran besar dan dikirmkan ke banyak penerima, karena apabila
kita mengirimkan email berukuran 1.4 MB (1 koma 4 Mega bytes, setara dengan
18 halaman slide dengan foto pada file power point atau seukuran dengan
kapasitas disket kecil), maka pada saat dikirimkan melalui email, ukuran
email tersebut menjadi kurang lebih 2 MB, dana bila email tersebut
dikirimkan kepada 15 orang penerima, maka ukuran email yang dikirimkan
adalah sebesar 30 MB
Jangan lupa: Luangkan waktu juga untuk memikirkan apa yang kita forward kan
dan kepada siapa kita mem-forwardkan suatu email. Tidak semua orang setuju
atau
suka dengan materi yang kita forwardkan. Untuk orang-orang tertentu,
subyek-subyek tertentu (yang kita anggap lucu dan menarik atau ringan) bisa
jadi sangat sensitif dan serius!!
Regard
Kapten Lek Panca Prawira
